SISTEM INFORMASI ( BAB 1 - BAB 4 )

BAB I

KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI

1.1 KONSEP DASAR SISTEM

1. Definisi Sistem

Terdapat beberapa definisi tentang sistem yaitu:

• Sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu sama lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. (Jogiyanto, 2009).

• Sistem adalah suatu kumpulan yang kompleks dan saling berinteraksi apabila mereka menjadi satu kesatuan (Bennet et al, 2010, p22).

• Menurut teori Jerry Fitz Gerald dalam sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan. Berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. (sumber http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem, 15 Maret 2010)

• Stair dan Reynolds (2010, p8) berpendapat bahwa sistem adalah sekumpulan elemen atau komponen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan.

• Menurut Satzinger (2010, p.6), sistem adalah komponen yang saling berfungsi bersama-sama untuk mencapai suatu hasil.

• Menurut Sutarman (2012:13),  “Sistem adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan dan berinteraksi dalam satu kesatuan untuk menjalankan suatu proses pencapaian suatu tujuan utama”.

• O’Brien dan Marakas (2008, p24) berpendapat bahwa sistem di definisikan sebagai sekumpulan komponen yang saling terkait, dengan batas jelas, bekerja bersama untuk mencapai tujuan dengan menerima input dan menghasilkan output dalam proses transformasi terorganisir.

Berdasarkan definisi di atas dapat di simpulkan bahwa sistem adalah sekumpulan komponen kompleks dengan unsur tertentu yang dapat menerima input menjadi output untuk mencapai tujuan yang di inginkan

.

2. Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process) dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal). Jogiyanto (2008 : 3)

Karakteristik sistem mempunyai beberapa komponen diantarannya yaitu :

1. Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sub-sub sistem mempunyai sifat-sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Jogiyanto (2008 : 4)

2. Batas Sistem (Boundary)

Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environments)

Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dengan demikian harus dijaga dan dipelihara, sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem.

4. Penghubung Sistem (Interface)

Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran (output) dari subsistem akan menjadi masukan (input) pada sistem lainnya dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem lainnya membentuk satu kesatuan. Jogiyanto (2008 : 5)

5. Masukan Sistem (Input)

Masukan (input) sistem adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluarannya.

6. Keluaran Sistem (Output)

Merupakan hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.

7. Pengolahan (Process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

8. Sasaran (Objectives) dan Tujuan (Goal)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objektives). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran aturan tertentu.

 3. Klasifikasi Sistem

Suatu sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai berikut ini. Jogiyanto (2008 : 6) 

a. Sistem menurut bentuk fisiknya :

1. Sistem Abstrak (abstract system)

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide – ide yang tidak tampak secara fisik. Contoh : Sistem teologia adalah sebuah susunan gagasan mengenai Tuhan, manusia dan alam. Jogiyanto (2008 : 7)

 2. Sistem Fisik (physical system)

Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Contoh : Sistem peredaran darah, sistem sekolah, sistem transportasi, sistem computer
.

b. Sistem menurut terjadinya sistem :

1. Sistem Alamiah (natural system)

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Contohnya : pergantian siang dan malam, erosi dan bencana alam.

2. Sistem Buatan Manusia (human made system)

Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Contohnya : Sistem Komputer dan sistem irigasi.

c. Sistem menurut kejadian masa depan :

1. Sistem Tertentu (deterministic system)

Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat di prediksi. Contoh : Hasil pertadingan sepak bola, dan prestasi.

2. Sistem Tak Tentu (probabilistic system)

Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat di prediksi karena mengandung unsur probabilitas. Contoh : Sistem kematian.

d. Sistem menurut sifatnya

1. Sistem Tertutup (closed system)

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya, sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar – benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tetapi tidak benar – benar tertutup). Contoh : Sistem adat masyarakat baduy.

2. Sistem Terbuka (open system)

Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem lainnya. Contoh : Sistem musyawarah. Jogiyanto (2008 : 7)

1.2 KONSEP DASAR INFORMASI

1. Definisi informasi

Informasi adalah hasil pengolahan data yang sudah dapat diterima oleh akal pikiran penerima informasi yang nantinya dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Informasi dapat berupa hasil gabungan, hasil analisa, hasil penyimpulan, dan juga hasil pengolahan sistem informasi komputerisasi.

Contoh Informasi

 - Telah terjadi kecelakaan mobil di Jalan Raya Lintas Timur tadi malam pukul 23:00, korban jiwa sebanyak delapan orang, enam orang diantaranya luka ringan dan dua lainnya luka berat.

- Pertandingan sepakbola Liga Spanyol antara Club FC Barcelona dengan Real Madrid pukul 02:00 dinihari tadi berakhir dengan skor 2 : 0 untuk kemenangan FC Barcelona.

2. Siklus Informasi

Dasar Data - Proses (model) – Output (Informasi) – Penerima – Keputusan Tindakan – Hasil Tindakan - Data (Ditangkap) – Input Data – Proses (model)

3. Mutu Informasi

Kualitas informasi rgantung dari 3 Hal :

·         Informasi harus akurat : Informasi harus terbatas dari kesalahan – kesalahan, Tidak basi dan tidak menyesatkan Beberapa hal yang dapat berpengaruh terhadap keakuratan sebuah sistem informasi yaitu

• Kelengkapan (completennes) Informasi;
• Kebenaran (correctness) Informasi;
• Keamanan (scurity) Informasi;

·         Informasi harus tepat waktu : Informasi yang dating kepada penerimanya tidak boleh mengalami keterlambatan

·         Informasi harus relavan : Informasi memiliki manfaat bagi penerimanya.

Nilai Informasi di bedakan oleh 2 Hal yaitu :

·         Manfaat dari informasi tersebut

·         Biaya untuk mendapatkan informasi

1.3 KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI

1. Definisi Sistem Informasi

- Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Tata Sutabri, 2004).
Sumber : http://artikel-teknologi-informasi.blogspot.co.id/2013/03/pengertian-sistem-informasi.html (internet)

Menurut Pendapat Para Ahli :

Menurut Laudon dan Laudon (2010, p46) sistem informasi merupakan komponen yang saling bekerja sama untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan dan menyebarkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, pengendalian, analisis masalah dan visualisasi dalam sebuah organisasi.

Menurut Satzinger (2010, p6), sistem informasi merupakan kumpulan komponen yang saling berhubungan, yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi sebagai hasil dari informasi.

Sedangkan O’Brien dan Marakas (2008, p4) menyatakan bahwa pengertian sistem informasi merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber daya yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.

Selain itu, Stair dan Reynolds (2010, p10) mendefinisikan sistem informasi sebagai seperangkat elemen atau komponen yang saling terkait yang di kumpulkan (input), manipulasi (process), menyimpan, dan menyebarkan (output) data dan informasi dan memberikan reaksi korektif (feedback) untuk memenuhi tujuan.

Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah kombinasi seperangkat komponen yang terdiri dari orang, hardware, software, jaringan telekomunikasi dan data yang saling bekerja sama untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, dan menyebarkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, pengendalian, analisis masalah dan visualisasi dalam organisasi.

Aktifitas dasar dari Sistem Informasi menurut Laudon dan Laudon (2010, p46-47) adalah sebagai berikut :

1.Input

Melibatkan pengumpulan data mentah dari dalam organisasi atau dari lingkungan eksternal untuk pengolahan dalam suatu sistem informasi.

2. Process

Melibatkan proses mengkonversi input mentah ke bentuk yang lebih bermakna.

3. Output

Mentransfer proses informasi kepada orang yang akan menggunakannya atau kepada aktivitas yang akan digunakan.

4. Feedback

Output yang di kembalikan ke anggota organisasi yang sesuai untuk kemudian membantu mengevaluasi atau mengkoreksi tahap Input.

2. Komponen Sistem Informasi

John Burch dan Gary Grudnitski mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah building block yaitu blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data, dan blok kendali. Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran. Jogiyanto 2008 : 12)

1. Blok Masukan

Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2. Blok Model

Blok model ini terdiri dari kombinasi prosedur logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan didasar data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. Jogiyanto 2008 : 13)

3. Blok Keluaran

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

4. Blok Teknologi

Teknologi merupakan “kotak alat” (toolbox) dari pekerjaan sistem informasi, teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendaliaan dari sistem keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware).

5. Blok Basis Data

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan di dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data didalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat yang disebut dengan DBMS (Data Base Management Sistem).

6. Blok Kendali

Supaya sistem informasi dapat berjalan sesuai dengan yang diinginkan, maka perlu diterapkan pengendalian-pengendalian di dalamnya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan dapat langsung cepat diatasi. Jogiyanto (2008 : 13)

3. Karakter Sistem Informasi

Karakter sistem informasi adalah sebagai berikut:

1. sistem informsi memiliki komponen yang berupa subsistem yang merupakan elemen-elemen yang lebih kecil yang membentuk sistem informasi tersebut misalnya bagian input, proses, output. Contoh input adalah salesman memasukan data penjualan bulan ini, maka disana terdapat manusia yang melakukan pekerjaan input dengan menggunakan hardware keyboard dan menggunakan interface sebuah aplikasi laporan penjualan yang sudah di sediakan oleh sistem informasi tersebut.
2. ruang lingkup sistem informasi yaitu rung lingkup yang ditentukan dari awal pembuatan yang meupakan garis batas lingkup kerja sistem tersebut sehingga sistem informasi tersebut tidak bersinggungan dengan sistem informasi lainnya.
3. tujuan sistem informasi adalah hal pokok yang harus ditentukan dan dicapai dengan menggunakan sistem informasi tersebut, sebuah informasi dianggap berhasil apabila dapat mencapai tujuan tersebut.
4. lingkungan sistem informasi yaitu sesuatu yang berada diluar ruang lingkup sistem informasi yang dapat mempengaruhi sistem informasi, hal ini turut dipertimbangkan pada saat perencanaann sistem informasi.

4. Jenis Sistem Informasi

Ada beberapa jenis sistem informasi, yaitu

1. Sistem Temu Kembali Informasi (Information Retrieval System – IRS). Sistem Temu Kembali Informasi merupakan sistem yang berfungsi untuk menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan pemakai. Salah satu hal yang perlu diingat adalah bahwa informasi yang diproses terkandung dalam sebuah dokumen yang bersifat tekstual. Dalam konteks ini, temu kembali informasi berkaitan dengan representasi, penyimpanan, dan akses terhadap dokumen representasi dokumen. Dokumen yang ditemukan tidak dapat dipastikan apakah relevan dengan kebutuhan informasi pengguna yang dinyatakan dalam query. Pengguna Sistem Temu Kembali informasi sangat bervariasi dengan kebutuhan informasi yang berbeda-beda.
2. Sistem Manajemen Basis Data (Data Base Management System – DBMS). Sistem Manajemen Basis Data merupakan sistem yang didesain untuk memanipulasi dan mengurus basis data. Data yang tersimpan dalam basis data dinyatakan dalam bentuk unsur-unsur data yang spesifik dan tersimpan dalam tabel-tabel. Setiap satuan data, atau disebut record (cantuman) terdiri dari ruas-ruas (fields) yang berisi nilai yang menunjukkan karakteristik yang spesifik atau atribut yang mengidentifikasikan satuan data yang dimaksud. Proses yang berkaitan dengan manajemen basis data meliputi penyimpanan, temu kembali, updating atau deletion, proteksi dari kerusakan, dan kadang-kadang mencakup transmisi data. Output dapat mengandung record individual, sebagian record, tabel, atau bentuk susunan data yang lain dari basis data. Informasi yang ditemukan berisi cantuman-cantuman yang pasti sesuai dengan permintaan.
3. Sistem Informasi Manajemen (Management Information System – MIS). Sistem Informasi Manajemen adalah sistem yang didesain untuk kebutuhan manajemen yaitu mendukung fungsi-fungsi dan aktivitas manajemen pada suatu organisasi. Oleh karena itu, jenis data dan fungsi-fungsi operasi disesuaikan dengan kebutuhan manajemen.
4. Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System – DSS). Sistem Pendukung Keputusan menggambarkan operasi-operasi spesifik dalam satuan-satuan informasi yang homogen.
5. Sistem Kecerdasan Buatan (Artificial Intelligent System – AI). Tabel berikut memberikan perbandingan antara Sistem Temu Kembali Informasi,
6. Sistem Manajemen Basis Data dan Sistem Kecerdasan Buatan seperti yang dikemukakan oleh Frakes dan Baeza-Yates (1992).

	Objek Data	Fungsi	Ukuran Basis Data
IRS	Dokumen	Temu-kembali (probabilistik)	Kecil – besar
DBMS	Tabel	Temu-kembali (deterministik)	Kecil – besar
AI	Pernyataan logika	Inferensia	Kecil

5.Peraan Sistem Informasi Bagi Management

• Dapat Mendukung dalam Pengambilan Keputusan

• Dapat Mendukung Kegiantan Management

Yang Termasuk Kedalam Kegiatan Management :

1. Perencanaan Strategis

-          Merupakan kegiatan manajemen tingkatt atas (top manager).

-          Menurut Frederick H. Wu (Tata Sutabri, Sistem Informasi Manajemen)

“Perencanaan Strategis” adalah proses evaluasi lingkungan organisasi,penetapan tujuan organisasi dan penentuan strategi-strategi.

a. Proses evaluasi lingkungan luar organisasi

-          Lingkungan luar organisasi selalu berubah, pengaruh lingkungan luar dapat berupa kesempatan pasar, teknologi, tekanan politik, social,persaingan, inflasi dan lain sebagainya.

-          Lingkungan luar dapat mempengaruhi jalannya organisasi dan perubahan ini mungkin dapat mengakibatkan perubahan strategi yang sudah ditetapkan.

b.Penentuan tujuan

-          Tujuan adalah apa yang ingin dicapai oleh organisasi. Tujuan ditetapkan oleh manajemen tingkat atas dalam proses perencanaan strategis yang bersifat jangka panjang.

c.Penentuan strategis

-          Manajemen tingkat atas menentukan tindakan-tindakan yang harus dilakukan organisasi dengan strategi mengerahkan semua kemampuan yang berupa sumberdaya organisasi seperti material,modal, personil dan sumberdaya serta kesempatan lingkungan luar  organisasi dengan maksud mencapai tujuan organisasi.

2. Pengendalian Manajemen

Adalah proses meyakinkan bahwa organisasi telah menjalankan strategi yang sudah ditetapkan dengan efektif dan efisien. Pengendalian manajemen merupakan tindakan taktik (tactical level), yaitu bagaimana manajemen tingkat menengah menjalankan taktik supaya perencanaan strategis dapat dilakukan dengan berhasil (biasanya bersifat jangka pendek kurang lebih satu tahun).

3. Pengendalian Operasi

Adalah proses meyakinkan bahwa setiap tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien.

 

BAB II

TINJAUAN UMUM PENGEMBANGAN SISTEM

 2.1 DEFINISI PENGEMBANGAN SISTEM

A. Pengertian Pengembangan Sistem

Pengembangan sistem (systems development) dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal, yaitu sebagai berikut ini:

1. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang lama.
2. Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.
3. Kecurangan-kecurangan disengaja yang menyebabkan tidak amannya harta kekayaan perusahaan dan kebenaran dari data menjadi kurang terjamin.
4. Kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja yang juga dapat menyebabkan kebenaran dari data kurang terjamin.
5. Tidak efisiennya operasi.
6. Tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.
7. Pertumbuhan organisasi.

Sebuah sistem informasi adalah untuk mengatur manusia dan komponen-komponen mesin, dan prosedur-prosedur yang saling berkaitan untuk mendukung kebutuhan informasi atau bisnis pada sebuah organisasi dan para pengguna sistem. Sistem tersebut tidak seperti paket program perangkat lunak aplikasi tetapi harus terlebih dahulu dikostumisasi 

2.2 ALASAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

1. Adanya permasalahan yg timbul pada sistem lama dapat berupa :

Ketidak beresan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem tersebut tidaka dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan

Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusun sistem yang baru

2. Untuk meraih kesempatan - kesempatan ( Opportunities )

3. Adanya Intruksi - intruksi ( directives )

2.3 PRINSIP - PRINSIP PNGEMBANGAN SISTEM

1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk management

2. Sistem yang dikembangkan adalah Investasi modal yang besar

3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik

4. Tahapan kerja dan tugas tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem

2.4 TAHAPAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

1.Pengertian Siklus Pengembangan Sistem

Pengembangan sistem informasi yang berbasis komputer dapat merupakan tugas kompleks yang membutuhkan banyak sumber daya dan dapat memakan waktu berbulan-bulan bahkan bertahun-tahun untuk menyelesaikannya. Proses pengembangan sistem melewati beberapa tahapan dari mulai sistem itu direncanakan sampai dengan sistem tersebut diterapkan, dioperasikan dan dipelihara. Bila operasi sistem yang sudah dikembangkan masih timbul kembali permasalahan-permasalahan yang kritis serta tidak dapat diatasi dalam tahap pemeliharaan sistem, maka perlu dikembangkan kembali suatu sistem untuk mengatasinya dan proses ini kembali ke tahap yang pertama, yaitu tahap perencanaan sistem. Siklus ini disebut dengan siklus hidup suatu sistem (systems life cycle). Daur atau siklus hidup dari pengembangan sistem merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama dan langkah-langkah di dalam tahapan tersebut dalam proses pengembangannya.

Siklus pengembangan sistem (system development life cycle=SDLC) adalah prose formal yang harus dilakukan oleh suatu organisasi yang akan membangun sistem informasi berbasis komputer, yang tergantung beberapa faktor. Faktor-faktor tersebut termasuk ukuran organisasi, deskripsi tugasnya, relevansi pengalamannya, dan latar belakang pendidikan dalam konsep-konsep proses informasi, peralatan, dan teknik.

2)        Keterlibatan Pengguna dalam Pengembangan Sistem

Berikut ini beberapa contoh bagaimana keterlibatan pengguna di dalam pengembangan suatu sistem, yaitu:

1. Pentingnya bagi pengguna untuk menjelaskan bagaimana sistem yang sedang berjalan pada bagian tempat pengguna bekerja.
2. Menemukan dan mendiskusikan permasalahan yang dihadapi dan bagaimana hal itu dapat diperbaiki pada sistem yang baru.
3. Kemungkinan perlu untuk memakai tenaga analis sistem dan desainer yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem untuk memenuhi kebutuhan bagian.
4. Kemungkinan anda sebagai pengguna selalu dilibatkan di dalam hal persetujuan proyek dan anggaran sebagai anggota special steering committee.
5. Pada saat pengembangan sistem akan selesai, pengguna akan dimintai bantuannya untuk mengevalusi dan uji coba, untuk memastikan bahwa sistem bekerja dengan sempurna.
6. Anda sebagai pengguna turut membantu mempersiapkan sebagian dari dokumentasi yang dikumpulkan selama proses pengembangan sistem.
7. Anda seharusnya menghadiri pengarahan singkat dan sesi pelatihan untuk belajar bagaimana sistem baru akan mempengaruhi pekerjaan anda dan operasi prosedur baru nantinya.
8. Terakhir tetapi pasti, anda akan menggunakan sistem yang baru tersebut.

Ada enam tahapan dalam siklus pengembangan sistem secara konseptual, yaitu:

• Analisis sistem. Menganalisis dan mendefinisikan masalah dan kemungkinan solusinya untuk sistem informasi dan proses organisasi.
• Mendefinisikan kebutuhan sistem baru (perancangan sistem). Merancang output, input, struktur file, program, prosedur, perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem informasi.
• Mendesain sistem baru. Membangun perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem dan melakukan testing secara akurat. Melakukan instalasi dan testing terhadap perangkat keras dan mengoperasikan perangkat lunak.
• Mengembangkan sistem baru dan uji coba oleh pengguna
• Implementasi sistem baru. Beralih dari sistem lama ke sistem baru, melakukan pelatihan dan panduan seperlunya.
• Evaluasi sistem baru dan pemeliharaan sistem. Mengevaluasi sejauih mana sistem telah dibangun dan seberapa bagus sistem telah dioperasikan.

Siklus tersebut berlangsung secara berulang-ulang. Siklus di atas merupakan model klasik dari pengembangan sistem informasi. Model-model baru, seperti prototyping, spiral, 4GT dan kombinasi dikembangkan dari model klasik di atas.

3)        Tahapan Pengembangan sistem

Tahapan pengembangan sistem adalah yaitu:

Tahap 1:  Analisis sistem berjalan,

Tahap 2:  Mendefinisikan kebutuhan sistem baru,

Tahap 3:  Mendesain sistem baru,

Tahap 4:  Mengembangkan sistem baru dan uji coba oleh pengguna,

Tahap 5:  Implementasi sistem baru,

Tahap 6:  Evaluasi sistem baru, dan

Tahap 7:  Pemeliharaan sistem.

Secara teori inilah siklus hidup pengembangan sistem. Namun pada praktiknya hal ini tidaklah selalu mulus untuk dilaksanakan. Banyak faktor yang mempengaruhi keberhasilan pengembangan sistem informasi. Terutama adalah pada faktor manusia yang terlibat. Dari pihak pengembang, kurangnya keahlian dan pengalaman bisa menyebabkan kesalahan dalam satu tahapan sehingga menyebabkan siklus ini harus diulangi dari tahapan yang salah. Bisa terjadi bahwa siklus ini dilakukan sampai berulang-ulang.

Dari pihak pengguna, idealnya perlu bersama-sama dengan pihak pengembang untuk memahami sistem informasi mulai dari awal siklus hidup pengembangan sistem. Namun yang sering terjadi pihak pengguna menyerahkan semuanya kepada pihak pengembang sehingga pada saat implementasi (testing atau training) pihak pengguna tidak menyetujui (menolak) sebagian atau seluruh rancangan dari sistem yang telah selesai dibangun oleh pihak pengembang

SUMBER : https://ikhwamuji.wordpress.com/2013/11/18/pengembangan-sistem/

2.5 METODOLOGI PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

1.Metode Ilmiah

Yaitu cara menerapkan prinsip prinsip logis terhadap penemuan pengesahan dan penjelasan kebenaran

Kriteria Metode Ilmiah

a. Berdasarkan Fakta

b. Bebas dari kesalahan

c. Menggunakan prinsip analisa 

d. Menggunakan hipotesa

e. Menggunakan ukuran objektif

f. Menggunakan teknik kuantifikasi

2.Metode Penelitian

Para peneliti dapat memilih berjenis jenis metode dalam melaksanakan penelitian nya sebelum melakasanakan penelitian seorang peneliti perlu menjawab tiga buah pokok pertanyaan sbb :

1. Urutan kerja apakah yg dilakukan dalam penelitian?

2.Alat yg digunakan dalam penelitian ?

3. Bagaiman Pelaksanaan Penelitian tersebut?

3.Jenis- jenis Metode Penelitian :

 a. Metode Sejarah
metode ini menggunakan catatan observasi atau pengamatan orang lain yang tidak dapat di ulang-ulang kembali. Langkah langkah dalam penelitian sejarah :
1. Menedefinisikan maslah
2. Rumuskan tujuan penelitian
3. Rumuskan Hipotesa
4. Kumpulkan Data
5. Evaluasi Data
6. Interpretasi dan generalisasi
7. Laporan
b. Metode Deskriptif
adalah suatu metode dalam meneliti status kelompok manusia , Objek, .Kondisi, suatu sistem pemikiran ataupun suatu peristiwa pada masa sekarang. Tujuan nya adalah untuk membuat deskriptif secara sistematis, faktual dan akurat

Langkah langkah dalam menggunakan metode ini :
1. Memilih dan merumuskan maslah
2. Menentukan tujuan dari penelitian
3. Memberikan limitasi dari area atau scope sejauh mana penelitian dilakukan,
4. Merumuskan kerangka teori atau konseptual yang digunakan.
5. Menelususri sumber-sumber kepustakaan
6. Merumuskan hipotesa - hipotesa yang akan diuji
7. Melakukan kerja lapangan untuk mengumpulkan data,
8. Membuat tabulasi serta analisa statistik terhadap data yang telah dikumpulkan.

c, Metode Eksperimental
adalah metode penelitian yang sring digunakan dalam penelitian eksakta, tujuannya adalah untuk menyelidiki ada tidaknya hubungan sebab akibat serta beberapa besar hubungan sebab akibat tersebut dengan cara memberikan perlakuan perlakuan tertentu pada beberapa kelompok eksperimental dan menyediakan kontrol untuk perbandingan.

2.6 PENDEKATAN PENGEMBANGAN SISTEM

Terdapat beberapa pendekatan untuk mengembangkan sistem :

• Pendekatan klasik lawan pendekatan terstruktur ( dipandang dari metodologi yang digunakan). Pendekatan klasik adalah pendekatan didalam pengembangan sistem yang mengikuti di tahapan – tahapan di systems Lifecycle tanpa dibekali dengan teknik-teknik dan alat-alat yang memadai sedangkan pada pendekatan terstruktur dilengkapi denan alat-alat dan teknik-teknik supaya membuatnya berhasil.

• ·     Pendekatan Potong lawan pendekatan systems ( dipandang dari sasaran yang akan dicapai). Pendekatan sepotong merupakan pendekatan pengembangan sistem yang menekankan pada suatu kegiatan atau aplikasi tentu saja, sedangkan pada pendekatan sistem memperhatikan sistem informasi  sebagai satu kesatua terintergrasi untuk masing-masing kegiatan atau aplikasinya.

• ·     Pendekatan bawah naik lawan pendekatan atas turun ( dipandag dari cara menentukan kebutuhan dari sistem) Pendekatan bawah naik dimulai dari bawah level organisasi yaitu level operasional dimana transaksi dilakukan, pendekatan ini dimulai dari perumusan kebutuhan – kebutuhan untuk menangani transaksi dan naik ke level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi  berdasarkan transaksi  tersebut. Pendekatan atas turun sebaliknya dimulai dari level atas organisasi yaitu level perencanaan strategi.

• ·     Pendeketan sistem menyeluruh lawan pendekatan moduler ( dipandang dari cara mengembangkannya ) pendekatan sistem menyeluruh merupakn pendekatan yang mengembangakan sistem serentak secara menyeluruh, sedangkan pendekatan moduler berusaha memecahkan sistem yang rumit menjadi beberapa bagian atau modul yang sederhana sehingga sistem akan lebih mudah dipahami dan di kembangkan.

• ·     Pendekatan lompatan jauh lawan pendekatan berkembang ( dipandang dari teknologi yang akan digunakan) Pendekatan lompatan jauh menerapkan perubahan menyeluruh secara serentak menggunakan teknologi canggih. Sedangkan pendekatan berkembang menerapkan teknologi canggih hanya untuk aplikasi-aplikasi yang memerlukan saja pada saat itu saja.

2.7  ALAT – ALAT DAN TEKNIK DALAM PENGEMBANGAN SISTEM

Untuk dapat melakukan langkah-langkah sesuai dengan yang diberikan oleh metodologi pengembangan system yang terstruktur, maka dibutuhkan alat dan teknik untuk melaksanakannya. Alat-alat yang digunakan dalam suatu metodologi umumnya berupa suatu gambar atau diagram atau grafik. Selain berbentuk gambar, alat-alat yang digunakan juga ada yang berupa gambar atau grafik (nongraphical tools), seperti misalnya data dictionary, structured English, pseudocode serta formulir-formulir untuk mencatat dan menyajikan data.

1. Alat-Alat Pengembangan Sistem Yang Berbentuk Grafik

Alat-alat pengembangan system yang berbentuk grafik diantaranya adalah sebagai berikut   ini : 

• HIPO diagram

HIPO (Hierarchy Plus Input-Process-Output), adalah alat dokumentasi program yang berbasis pada fungsi, yaitu tiap-tiap modul di dalam system digambarkan oleh fungsi utamanya.

• Data Flow diagram

Digunakan untuk menggambarkan suatu system yang telah ada atau system baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut menglir (misalnya lewat telpon, surat dan sebaginya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file kartu, mcrifile, harddisk, tape, diskette dan lain sebagianya)

• Structured Chart

Digunakan untuk mendefinisikan dan mengilustrasikan organisasi dari system informasi secara berjenjang dalam bentuk modul dan submodule dengan menunjukan hubungan elemen data dan elemen control anatara hubungan modulnya sehingga memberikan penjelasan lengkap dari system dipandang dari elemen data, elemen control, modul dan hubungan antar modulnya.

• SADT (Structure Analysis and Design Technique)

Structured Analysis and Design Technique, memandang suatu system terdiri dari dua hal : benda (obyek, dokumen atau data) dan kejadian (kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin atau prangkat lunak). Menggunakan dua tipe diagram yaitu, diagram kegiatan(activity diagrams, disebut actigrams) dan diagram data (data diagrams disebut datagrams)

• Jackson’s diagram (JSD)

Jackson’s System Develpoment (JSD) membangun  suatu model dari dunia nyata (real world) yang menyediakan subyek-subyek permaslahan dari system. Disamping alat-alat berbentuk grafik yang digunakan pada suatu metodologi tertentu, masih terdapat beberapa alat berbentuk grafik yang sifatnya umum, yaitu dapat digunakan di semua metodologi yang ada.
Alat alat ini berupa suatu bagan yang dapat diklasifikan sebagai berikut : 

1. Bagan untuk menggambarkan aktivitas (activity charting)

a. Bagan alir sistem(system flowchart)

b. Bagan alir program (program flowchart) yang dapat berupa :

Bagan alir logika program (program logic flowchart)

Bagan alir program computer terinci (detailed computer program flowchart)

c. Bagan alir kertas kerja (paperwork flowchart)

d. Bagan alir proses (process flowchart)

e. Gantt chart

2. Bagan untuk menggambarkan tata letak (layout charting)

3. Bagan untuk menggambarkan hubungan personil (personil relationship charting)

a. Bagan distribusi kerja (working distribution chart)

b. Bagan organisasi (organization chart)

2.Penyebab Kegagalan Pengembangan Sistem

Ada beberapa penyebab kegagalan dalam pengembangan sistem diantaranya adalah sebagai berikut :

a. Kurangnya penyesuaian pengembangan sistem

b. Kelalaian menetapkan kebutuhan pemakai dan melibatkan pemakai sistem

c. Kurang sempurnanya evaluasi kualitas analisis biaya

d. Adanya kerusakan dan kesalahan rancangan.

e. Penggunaan teknologi computer dan perangkat lunak yang tidak direncanakan dan pemasangan teknologi tidak sesuai

f. Pengembangan sistem yang tidak dapat dipelihara

g. Implementasi yang direncanakan dilaksanakan kurang baik

3.Teknik-Teknik Dalam Pengembangan Sistem

Teknik-teknik dalam pengembangan sistem yang dapat digunakan antara lain sebagai berikut ini :

1. Teknik manajemen proyek, yaitu CPM (Critical Path Method) dan PERT (Program Evaluation and Review Technique)

Teknik ini digunakan untuk penjadwalan waktu pelaksanaan suatu proyek

2. Teknik menemukan fakta atau pengumpulan data (fact finding techniques)

Yaitu teknik yang dapat digunakan untuk mengumpukan data dan menemukan fakta-fakta dalam kegiatan mempelajari sistem yang ada. Teknik-teknik ini diantaranya adalah :

1.Wawancara (interview)

Memungkinkan analis sistem sebagai pewawancara (interviewer) untuk mengumpulkan data secara tatap muka langsung dengan orang yang diwawancarai (interviewee).

2.Observasi (observation)

Adalah pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang dilakukan yang mana pada waktu observasi analis sistem dapat ikut juga berpartisipsi dengan orang-orang yang sedang melakukan suatu kegiatan tersebut.

3.Daftar pertanyaan (questionnaires)

Adalah suatu daftar yang berisi dengan pertanyaan-pertanyaan untuk tujuan khusus yang memungkinkan analis sistem untuk mengumpulkan data dan pendapat dari responden-responden yang dipilih.

4.Pengumpulan sampel (sampling)

Pengambilan sampel adalah pemilihan sejumlah item tertentu dari seluruh item yang ada dengan tujuan mempelajari sebagian item tersebut untuk  mewakili seluruh itemnya dengan pertimbangan biaya dan waktu yang terbatas.

3. Teknik analisis biaya / manfaat (cost-effectiveness analysis atau cost benefit analysis)

Teknik ini menilai dari sisi kelayakan ekonomis suatu pengembangan sistem informasi.

4. Teknik untuk menjalankan rapat

Selama proses pengembangan sistem dilakukan, seringkali rapat-rapat diadakan baik oleh tim pengembangan sistem sendiri atau rapat anatara tim pengembangan sistem dengan pemakai sistem manajer, sehingga kemampuan analis sistem untuk memimpin atau berpartisipasi di dalam suatu rapat merupakan hal yang penting terhadap kesuksesan proyek pengembangan sistem.

5. Teknik inspeksi / walkthrough

Inspeksi merupakan kepentingan dari pemakai sistem dan walkthrough merupakan kepentingan dari analis sistem. Analis sistem melakukan walkthrough untuk maksud supaya dokumentasi yang akan diserahkan kepada pemakai sistem secara teknik tidak mengalami kesalahan dan dapat dilakukan dengan diverifikasi terlebih dahulu oleh analis sistem yang lain. Pemakai sistem melakukan inspeksi untuk maksud menilai dokumentasi yang diserahkan oleh analis sistem secara teknik tidak mengandung kesalahan.

Referensi sumber :

http://esan1709.blogspot.co.id/2013/05/alat-dan-teknik-pengembangan-sistem.html

http://muktiajiputra.blogspot.co.id/2010/03/alat-dan-teknik-pengembangan-sistem.html

BAB  III

ANALISA SISTEM

3.1 DEFINISI

Analisa sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu system informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikn dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatankesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.

Analisa sistem menurut para ahli

1. Menurut Mc Leod :Analisa Sistem Adalah Suatu studi dari sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau memperbaiki kekurangan dari sistem yang telah ada.
2. Menurut  Pressman : Analisa Sistem Adalah Kegiatan menemukan atau mengidentifikasikan masalah, mengevaluasi, membuat model serta membuat spesifikasi sistem.
3. Menurut  Yourdan : Analisa Sistem Adalah Suatu kegiatan mentransformasikan dua masukan utama, yaitu kebijaksanaan pemakai dan anggaran proyek kedalam spesifikasi yang terstruktur. Kegiatan tersebut melibatkan alat dan model diagram aliran data, diagram antar entitas dan komunikasi data.
4. Analisa Sistem Secara Umum :adalah Memandang, Pengamatan dan menyimpulkan konsep sistem berdasarkan Sistem Informasi secara fisik dan konseptual.

3.2 LANGKAH-LANGKAH ANALISA SISTEM

Langkah-langkah dalam tahap analisa sistem hampir sama dengan yang akan langkah-langkahyang dilakukan dalam mendefinisikan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan di tahap perencanaan sistem. Perbedaannya terletak pada ruang-lingkup tugasnya. Di analisa sistem, ruang lingkup tugasnya adalah lebih terinci. Di analisa sistem ini, penelitian yang dilakukan oleh analis sistem adalah penelitian terinci, sedang di perencanaan sistem sifatnya hanya penelitian pendahuluan

Di dalam tahap analisa sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem, sebagai berikut:

1. Identify, yaitu mengidentifikasikan masalah
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada
3. Analyze, menganalisis sistem
4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

3.3 TUGAS & LAPORAN HASIL ANALISA SISTEM

1. Mengidentifikasi masalah

Mengidentifikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari system tidak dapat dicapai. Oleh karena itu langkah pertama yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi.

Tugas analis system Dalam Mengidentifikasi Masalah adalah :

1. Mengidentifikasi Penyebab Masalah. Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang cukup tentang aplikasi yang sedang dianalisisnya. Untuk aplikasi bisnis, analis sistem perlu mempunyai pengetahuan tentang sistem bisnis yang diterapkan di organisasi, sehingga dapat mengidentifikasi penyebab terjadinya masalah ini. Tugas mengidentifikasi penyebab masalah dimulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subyek permasalahan yang telah diutarakan oleh manajemen atau yang telah ditemukan oleh analis sistem ditahap perencanaan sistem.
2. Mengidentifikasi Titik Keputusan. Setelah penyebab terjadinya masalah dapat diidentifikasi, selanjutnya juga harus mengidentifikasikan titik keputusan penyebab masalah tersebut. Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi. Analis sistem bila telah dapat mengidentifikasi terlebih dahulu titik-titikkeputusan penyebab masalah, maka dapat memulai penelitiannya dititik-titik keputusan tersebut. Sebagai dasar identifikasi titik-titik keputusan ini, dapat digunakan dokumen paperwork flow atau form flowchart bila dokumentasi ini dimiliki oleh perusahaan.
3. Mengidentifikasi Personil-personil Kunci. Setelah titik-titik keputusan penyebab masalah dapat diidentifikasi beserta lokasi terjadinya, maka selanjutnya yang perlu diidentifikasi adalah personil-personil kunci baik yang langsung maupun yang tidak langsung dapat menyebabkan terjadinya masalah tersebut. Identifikasi personil-personil kunci ini dapat dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dokumen perusahaan serta dokumen deskripsi kerja (job description).

2. Memahami kerja sistem

Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian. Bila di tahap perencanaan sudah pernah diadakan penelitian, sifatnya masih penelitian pendahuluan (preliminary survey). Sedangkan pada tahap analisis sistem, penelitiannya bersifat penelitian terinci (detailed survey).

Analis sistem perlu mempelajari apa dan bagaimana operasi dari sistem yang ada sebelum mencoba untuk menganalisis permasalahan, kelemahan dan kebutuhan pemakai sistem untuk dapat memberikan rekomendasi pemecahannya. Sejumlah data perlu dikumpulkan, dengan menggunakan teknik pengumpulan data yang ada, yaitu wawancara, oberservasi, daftar pertanyaan dan pengambilan sampel.

Tugas analis system Dalam Memahami Kerja Sistem:

1. Menentukan Jenis Penelitian
Jenis penelitian perlu ditentukan untuk masing-masing titik keputusan yang akan diteliti. Jenis penelitian tergantung dari jenis data yang diperoleh, dapat berupa data tentang operasi sistem, data tentang perlengkapan sistem, pengendalian sistem, atau I/O yang digunakan oleh sistem.

2. Merencanakan Jadual Penelitian
Supaya penelitian dapat dilakukan secara efisien dan efektif, maka jadual penelitian harus direncanakan terlebih dahulu yang meliputi :

1. Dimana penelitian akan dilakukan
2. Apa dan siapa yang akan diteliti
3. Siapa yang akan meneliti
4. Kapan penelitian dilakukan

3. Membuat Penugasan Penelitian
Setelah rencana jadual penelitian dibuat, maka tugas dilanjutkan dengan menentukan tugas dari masing-masing anggota tim analis sistem, yang ditentukan oleh koordinator analis sistem melalui surat penugasan dengan menyertakan lampiran kegiatan penelitian yang harus dilakukan.

4. Membuat Agenda Wawancara
Sebelum wawancara dilakukan, waktu dan materi wawancara perlu didiskusikan. Rencana ini dapat ditulis di agenda wawancara dan dibawa selama wawancara berlangsung. Tujuannya adalah supaya wawancara dapat diselesaikan tepat pada waktunya dan tidak ada materi yang terlewatkan.

5. Mengumpulkan Hasil Penelitian
Fakta atau data yang diperoleh dari hasil penelitian harus dikumpulkan sebagai suatu dokumentasi sistem lama, yaitu :

1. Waktu untuk melakukan suatu kegiatan
2. Kesalahan melakukan kegiatan di sistem yang lama
3. Pengambilan sampel
4. Formulir dan laporan yang dihasilkan oleh sistem lama
5. Elemen-elemen data
6. Teknologi yang digunakan di sistem lama
7. Kebutuhan informasi pemakai sistem / manajemen

3.Menganalisis hasil

Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan.
1. Menganalisis Kelemahan Sistem
Penelitian dilakukan untuk menjawab pertanyaan :

1. Apa yang dikerjakan ?
2. Bagaimana mengerjakannya ?
3. Siapa yang mengerjakan

Menganalisis kelemahan sistem sebaliknya dilakukan untuk menjawab pertanyaan :

1. Mengapa dikerjakan ?
2. Perlukah dikerjakan ?
3. Apakah telah dikerjakan dengan baik ?

Sasaran yang diinginkan oleh sistem yang baru ditentukan oleh kriteria penilaian sebagai berikut :

1. Relevance,

2. Capacity,

3. Efficiency,

4. Timeliness,

5. Accessibility,

6. Flexibility,

7. Accuracy,

8. Reliability,

9. Security,

10. Economy,

11. Simplicity

Berdasarkan pertanyaan dan kriteria ini, selanjutnya analis system akan dapat melakukan analis dari hasil penelitian dengan baik untuk menemukan kelemahan dan permasalahan dari sistem yang ada.

2. Menganalisis Kebutuhan Informasi Pemakai / Manajemen
Tugas lain dari analis sistem yang diperlukan sehubungan dengan sasaran utama sistem informasi, yaitu menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi para pemakainya perlu dianalisis.

4.membuat laporan hasil analisis

Laporan hasil analisis diserahkan ke Panitia Pengarah (Steering Committee) yang nantinya akan diteruskan ke manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan panitia pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temuan dan analis yang telah dilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam laporan ini.

Tujuan utama dari penyerahan laporan ini kepada manajemen adalah :

1. Analisis telah selesai dilakukan
2. Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen
3. Meminta pendapat dan saran dari pihak manajemen
4. Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya (dapat berupa meneruskan ke tahap disain sistem atau menghentikan proyek bila dipandang tidak layak lagi)
5. Semua hasil yang didapat dari penelitian perlu dilampirkan pada laporan hasil analisis ini, sehingga manajemen dan user dapat memeriksa kembali kebenaran data yang telah diperoleh.

Langkah-langkah dalam membuat laporan hasil analisa :

1. Alasan melakukan analisa istem

2. Menguraikan permasalahan permasalahan yang terjadi pada sistem lama

3. Mengidentifikai penyebab masalah

4. Mengidentifikasi titik keputusan

5. Menguraikan penelitian yang dilakukan

6. Menguraikan hasil analisa

7. Kesimpulan analisa

Referensi Sumber:
Analisis dan Disain Sistem Informasi, Jogiyanto HM, hal. 129.

http://seputarpengertian.blogspot.co.id/2014/04/seputar-pengertian-dan-langkah-langkah-Analisa-sistem.html

BAB  IV

TEKNIK PENGUMPULAN DATA

A. Sumber Data
Sumber data terbagi menjadi dua yaitu data primer dan data sekunder. Data primer adalah data yang diperoleh peneliti secara langsung (dari tangan pertama), sementara data sekunder adalah data yang diperoleh peneliti dari sumber yang sudah ada.
Contoh data primer adalah data yang diperoleh dari responden melalui kuesioner, kelompok fokus, dan panel, atau juga data hasil wawancara peneliti dengan nara sumber.
Contoh data sekunder misalnya catatan atau dokumentasi perusahaan berupa absensi, gaji, laporan keuangan publikasi perusahaan, laporan pemerintah, data yang diperoleh dari majalah, dan lain sebagainya.

B. Metode Pengumpulan Data
Dalam penelitian, teknik pengumpulan data merupakan faktor penting demi keberhasilan penelitian. Hal ini berkaitan dengan bagaimana cara mengumpulkan data, siapa sumbernya, dan apa alat yang digunakan.
Jenis sumber data adalah mengenai dari mana data diperoleh. Apakah data diperoleh dari sumber langsung (data primer) atau data diperoleh dari sumber tidak langsung (data sekunder).
Metode Pengumpulan Data merupakan teknik atau cara yang dilakukan untuk mengumpulkan data. Metode menunjuk suatu cara sehingga dapat diperlihatkan penggunaannya melalui angket, wawancara, pengamatan, tes, dkoumentasi dan sebagainya.
Sedangkan Instrumen Pengumpul Data merupakan alat yang digunakan untuk mengumpulkan data.  Karena berupa alat, maka instrumen dapat berupa lembar cek list, kuesioner (angket terbuka / tertutup), pedoman wawancara, camera photo dan lainnya

Adapun tiga teknik pengumpulan data yang biasa digunakan adalah angket, observasi dan wawancara.

1. Kuisioner (Angket )

Angket / kuesioner adalah teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara memberikan seperangkat pertanyaan atau pernyataan kepada orang lain yang dijadikan responden untuk dijawabnya.

Meskipun terlihat mudah, teknik pengumpulan data melalui angket cukup sulit dilakukan jika respondennya cukup besar dan tersebar di berbagai wilayah.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan angket menurut Uma Sekaran (dalam Sugiyono, 2007:163) terkait dengan prinsip penulisan angket, prinsip pengukuran dan penampilan fisik.

Prinsip Penulisan angket menyangkut beberapa faktor antara lain :

• Isi dan tujuan pertanyaan artinya jika isi pertanyaan ditujukan untuk mengukur maka harus ada skala yang jelas dalam pilihan jawaban.
• Bahasa yang digunakan harus disesuaikan dengan kemampuan responden. Tidak mungkin menggunakan bahasa yang penuh istilah-istilah bahasa Inggris pada responden yang tidak mengerti bahasa Inggris, dsb.
• Tipe dan bentuk pertanyaan apakah terbuka atau terturup. Jika terbuka artinya jawaban yang diberikan adalah bebas, sedangkan jika pernyataan tertutup maka responden hanya diminta untuk memilih jawaban yang disediakan.

Kuesioner adalah daftar pertanyaan tertulis yang telah disusun sebelumnya. Pertanyaan-pertanyaan yang terdapat dalam kuesioner, atau daftar pertanyaan tersebut cukup terperinci dan lengkap dan biasanya sudah menyediakan pilihan jawaban (kuesioner tertutup) atau memberikan kesempatan responden menjawab secara bebas (kuesioner terbuka).
Penyebaran kuesioner dapat dilakukan dengan beberapa cara seperti penyerahan kuesioner secara pribadi, melalui surat, dan melalui email. Masing-masing cara ini memiliki kelebihan dan kelemahan,

Beberapa Kelebihan Teknik Kuisioner :

·         Secara pribadi dapat membangun hubungan dan memotivasi respoinden,

·         lebih murah jika pemberiannya dilakukan langsung dalam satu kelompok,

·         respon cukup tinggi.

Namun kelemahannya adalah organisasi kemungkinan menolak memberikan waktu perusahaan untuk survey dengan kelompok karyawan yang dikumpulkan untuk tujuan tersebut.

2. Observasi
Obrservasi merupakan salah satu teknik pengumpulan data yang tidak hanya mengukur sikap dari responden (wawancara dan angket) namun juga dapat digunakan untuk merekam berbagai fenomena yang terjadi (situasi, kondisi). Teknik ini digunakan bila penelitian ditujukan untuk mempelajari perilaku manusia, proses kerja, gejala-gejala alam dan dilakukan pada responden yang tidak terlalu besar.

Participant Observation
Dalam observasi ini, peneliti secara langsung terlibat dalam kegiatam sehari-hari orang atau situasi yang diamati sebagai sumber data.
Misalnya seorang guru dapat melakukan observasi mengenai bagaimana perilaku siswa, semangat siswa, kemampuan manajerial kepala sekolah, hubungan antar guru, dsb.

Non participant Observation
Berlawanan dengan participant Observation, Non Participant merupakan observasi yang penelitinya tidak ikut secara langsung dalam kegiatan atau proses yang sedang diamati.
Misalnya penelitian tentang pola pembinaan olahraga, seorang peneliti yang menempatkan dirinya sebagai pengamat dan mencatat berbagai peristiwa yang dianggap perlu sebagai data penelitian.
Kelemahan dari metode ini adalah peneliti tidak akan memperoleh data yang mendalam karena hanya bertindak sebagai pengamat dari luar tanpa mengetahui makna yang terkandung di dalam peristiwa.
Alat yang digunakan dalam teknik observasi ini antara lain : lembar cek list, buku catatan, kamera photo, dll.

Pengumpulan data dengan observasi langsung atau dengan pengamatan langsung adalah cara pengambilan data dengan menggunakan mata tanpa ada pertolongan alat standar lain untuk keperluan tersebut. Pengamatan baru tergolong sebagai teknik mengumpulkan data, jika pengamatan tersebut mempunyai kriteria berikut:

• Pengamatan digunakan untuk penelitian dan telah direncanakan secara sistematik.
• Pengamatan harus berkaitan dengan tujuan penelitian yang telah direncanakan.
• Pengamatan tersebut dicatat secara sistematis dan dihubungkan dengan proposisi umum dan bukan dipaparkan sebagai suatu set yang menarik perhatian saja.

Pengamatan dapat dicek dan dikontrol atas validitas dan reliabilitasnya. Penggunaan pengamatan langsung sebagai cara mengumpulkan data mempunyai beberapa keuntungan antara lain :

·         Dengan cara pengamatan langsung, terdapat kemungkinan untuk mencatat hal-hal, perilaku, pertumbuhan, dan sebagainya, sewaktu kejadian tersebut berlaku, atau sewaktu perilaku tersebut terjadi.

·         Dengan cara pengamatan, data yang langsung mengenai perilaku yang tipikal dari objek dapat dicatat segera, dan tidak menggantungkan data dari ingatan seseorang

·         Pengamatan langsung dapat memperoleh data dari subjek baik tidak dapat berkomunikasi secara verbal atau yang tak mau berkomunikasi secara verbal. Adakalanya subjek tidak mau berkomunikasi, secara verbal dengan enumerator atau peneliti, baik karena takut, karena tidak ada waktu atau karena enggan.

·         Dengan pengamatan langsung, hal di atas dapat ditanggulangi. Selain dari keuntungan yang telah diberikan di atas, pengamatan secara langsung sebagai salah satu metode dalam mengumpulkan data, mempunyai kelemahan-kelemahan.

3. Wawancara

Wawancara merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan melalui tatap muka dan tanya jawab langsung antara pengumpul data maupun peneliti terhadap nara sumber atau sumber data.

Wawancara pada penelitian sampel besar biasanya hanya dilakukan sebagai studi pendahuluan karena tidak mungkin menggunakan wawancara pada 1000 responden, sedangkan pada sampel kecil teknik wawancara dapat diterapkan sebagai teknik pengumpul data (umumnya penelitian kualitatif)

Wawancara terbagi atas wawancara terstruktur dan tidak terstruktur.

1. Wawancara terstruktur artinya peneliti telah mengetahui dengan pasti apa informasi yang ingin digali dari responden sehingga daftar pertanyaannya sudah dibuat secara sistematis. Peneliti juga dapat menggunakan alat bantu tape recorder, kamera photo, dan material lain yang dapat membantu kelancaran wawancara.
2. Wawancara tidak terstruktur adalah wawancara bebas, yaitu peneliti tidak menggunakan pedoman wawancara yang berisi pertanyaan yang akan diajukan secara spesifik, dan hanya memuat poin-poin penting masalah yang ingin digali dari responden.

Metode Wawancara

Yang dimaksud dengan wawancara adalah proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab, sambil bertatap muka antara si penanya atau pewawancara dengan si penjawab atau responden dengan menggunakan alat yang dinamakan interview guide (panduan wawancara). Wawancara dapat dilakukan dengan tatap muka maupun melalui telpon.

Wawancara Tatap Muka

Beberapa kelebihan wawancara tatap muka antara lain :

• Bisa membangun hubungan dan memotivasi responden
• Bisa mengklarifikasi pertanyaan, menjernihkan keraguan, menambah pertanyaan baru
• Bisa membaca isyarat non verbal
• Bisa memperoleh data yang banyak

Sementara kekurangannya adalah :

• Membutuhkan waktu yang lama
• Biaya besar jika responden yang akan diwawancara berada di beberapa daerah terpisah
• Responden mungkin meragukan kerahasiaan informasi yang diberikan
• Pewawancara perlu dilatih
• Bisa menimbulkan bias pewawancara
• Responden bias menghentikan wawancara kapanpun

Wawancara via phone

Kelebihan

• Biaya lebih sedikit dan lebih cepat dari warancara tatap muka
• Bisa menjangkau daerah geografis yang luas
• Anomalitas lebih besar dibanding wawancara pribadi (tatap muka)

Kelemahan

• Isyarat non verbal tidak bisa dibaca
• Wawancara harus diusahakan singkat
• Nomor telpon yang tidak terpakai bisa dihubungi, dan nomor yang tidak terdaftar pun dihilangkan dari sampel

Etika dalam Pengumpulan Data

Beberapa isu etis yang harus diperhatikan ketika mengumpulkan data antara lain :

1. Memperlakukan informasi yang diberikan responden dengan memegang prinsip kerahasiaan dan menjaga pribadi responden merupakan salah satu tanggung jawab peneliti.
2. Peneliti tidak boleh mengemukakan hal yang tidak benar mengenai sifat penelitian kepada subjek. Dengan demikian, peneliti harus menyampaikan tujuan dari penelitian kepada subjek dengan jelas.
3. Informasi pribadi atau yang terlihat mencampuri sebaiknya tidak ditanyakan, dan jika hal tersebut mutlak diperlukan untuk penelitian, maka penyampaiannya harus diungkapkan dengan kepekaan yang tinggi kepada responden, dan memberikan alasan spesifik mengapa informasi tersebut dibutuhkan untuk kepentingan penelitian.
4. Apapun sifat metode pengumpulan data, harga diri dan kehormatan subjek tidak boleh dilanggar
5. Tidak boleh ada paksaan kepada orang untuk merespon survei dan responden yang tidak mau berpartisipasi tetap harus dihormati.
6. Dalam study lab, subjek harus diberitahukan sepenuhnya mengenai alasan eksperimen setelah mereka berpartisipasi dalam studi.
7. Subjek tidak boleh dihadapkan pada situasi yang mengancam mereka, baik secara fisik maupun mental.
8. Tidak boleh ada penyampaian yang salah atau distorsi dalam melaporkan data yang dikumpulkan selama study.

Referensi :

Uma Sekaran. 2006. Metodologi Penelitian Untuk Bisnis. Jakarta : Salemba Empat

https://teorionline.wordpress.com/service/metode-pengumpulan-data/